Softwarelicenties zijn voor veel bedrijven een essentiële, maar vaak ook kostbare uitgave. Menig bedrijf is voortdurend op zoek naar manieren om kosten te besparen, maar je wil daarbij natuurlijk geen functionaliteiten of productiviteit verliezen. Op het gebied van IT vereist dit een strategische benadering, waarbij regelmatig geëvalueerd moet worden hoe software binnen de organisatie wordt gebruikt. Zijn hier wellicht goedkopere alternatieven voor en is de software überhaupt nog nodig? We leggen bij Cloud360 graag uit hoe we daarbij kunnen helpen.
Evaluatie en voorkomen van over-licensering
Een grondige evaluatie van het huidige gebruik van softwarelicenties binnen de organisatie is een cruciale eerste stap. Veel bedrijven kunnen hun licentiekosten optimaliseren door te analyseren welke licenties daadwerkelijk gebruikt worden en welke mogelijk ongebruikt of onderbenut zijn. Zo hebben veel bedrijven onbewust te veel licenties voor Microsoft 365 of Google Workspace. Behoud alleen licenties die daadwerkelijk gebruikt worden en voorkom zo over-licensering. Veel bedrijven kunnen aanzienlijk besparen zonder de bedrijfsvoering op de werkvloer te beïnvloeden door ongebruikte licenties op te zeggen.
Gebruik open source software
Naast het evalueren van het huidige gebruik, is het overwegen van open source software een effectieve manier om kosten te besparen. Open source software biedt vaak in de kern dezelfde functionaliteiten als commerciële software, maar zonder de bijbehorende licentiekosten.
Een voorbeeld hiervan is de vervanging van dure F5 Virtuele Loadbalancers door een open source variant, wat resulteerde in een jaarlijkse besparing van €5.000 aan licentiekosten, naast lagere onderhoudskosten en een stabielere omgeving. Het gebruik van open source alternatieven zoals een migratie naar Proxmox in plaats van VMWare kan vergelijkbare voordelen bieden. Hierdoor besparen bedrijven zowel geld als andere resources.
Bundelen en onderhandelen
Het bundelen van licenties kan een andere effectieve strategie zijn voor het besparen op IT-kosten. Sommige softwareleveranciers bieden korting aan wanneer je meerdere licenties of producten als een bundel afneemt. Het is daarom slim om te onderzoeken welke licenties gebundeld kunnen worden.
Bij Cloud360 brengen we de totale behoeften van een organisatie in kaart om vervolgens te onderhandelen met leveranciers over bundelopties met de beste prijs-kwaliteitverhouding. In onze ervaring leiden onderhandelingen met softwareleveranciers regelmatig tot betere voorwaarden en/of prijzen. Leveranciers zijn bijvoorbeeld vaak bereid om korting te geven wanneer je een langdurig contract afsluit of een groot aantal licenties afneemt. Dit kan zowel op de korte als lange termijn tot fikse besparingen leiden.
Overstappen naar cloud services
De overstap naar cloud-gebaseerde software of Software as a Service (SaaS) kan ook aanzienlijke besparingen opleveren. Voor deze modellen is een lagere eerste investering nodig dan een on premise oplossing en ze bieden bovendien vaak flexibele betalingsplannen gebaseerd op het daadwerkelijke gebruik. SaaS-oplossingen kunnen ook updates en onderhoud eenvoudiger maken, wat weer kan leiden tot extra besparingen op de lange termijn. Daarnaast bieden ze doorgaans de mogelijkheid om snel op- en af te schalen afhankelijk van de behoeften van je organisatie.
Meer weten over cloud services? Als specialist vertellen we je bij Cloud360 graag meer hierover. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Optimaliseren van licentietypes
Kies voor het juiste type licenties die passen bij jouw organisatie. Softwareleveranciers bieden doorgaans verschillende licentietypes aan. Denk aan individuele licenties, groepslicenties of een licentie per site. Het is belangrijk om vooraf te bepalen welk type licentie qua kosten het meest effectief is voor gebruik binnen je organisatie.
Periodieke audit van licenties
Het is belangrijk om regelmatig een audit te (laten) doen van alle softwarelicenties binnen het bedrijf om te analyseren of ze nog steeds nodig zijn en optimaal worden gebruikt. Specifieke tools voor licentiebeheer kunnen helpen bij het bijhouden van licentiegebruik en het identificeren van mogelijkheden om te besparen. Het is verstandig om hiervoor een specialist in de hand te nemen om te voorkomen dat je per ongeluk licenties op zegt die wél noodzakelijk waren. We helpen je bij Cloud360 hier graag bij.
Training en bewustwording
Een kwestie die vaak over het hoofd gezien wordt is het zorgen voor de juiste training en bewustwording onder medewerkers. Als medewerkers goed op de hoogte zijn van welke software voor hen beschikbaar is en hoe deze effectief gebruikt kan worden, helpt dit om overbodige softwareaankopen te vermijden. Het verhoogt bovendien de efficiëntie van de aanwezige software. Training kan er daarnaast aan bijdragen dat bestaande software beter wordt benut, waardoor er wellicht minder licenties nodig zijn.
Implementeer Software Asset Management (SAM)
Tot slot is het slim om een Software Asset Management programma te implementeren. SAM helpt bij het beheren, controleren en optimaliseren van softwaregebruik en de bijbehorende kosten in een organisatie. Zo heb je een centraal overzicht van alle softwarelicenties en kun je beter inspelen op de behoeften. Software wordt zo efficiënter beheerd, wat weer tot aanzienlijke besparingen kan leiden.
Hoe kan Cloud360 helpen?
Bij Cloud360 staan we voor je klaar om je te ondersteunen bij het optimaliseren van het software licentiebeheer. Met onze uitgebreide kennis en ervaring in IT en cloud-oplossingen helpen we je bij:
- Evaluatie en optimalisaties.
- Advies over open source oplossingen.
- Onderhandelingen voor licenties.
- Cloud migraties.
- Licentiebeheer.
- Training en bewustwording.
Door samen te werken met Cloud360 verlaag je niet alleen je licentiekosten, maar optimaliseer je ook je IT-infrastructuur en wordt deze klaargestoomd voor de toekomst.