Steeds meer bedrijven kiezen voor een overstap naar cloudoplossingen voor hun operationele processen. De bekendste voorbeelden hiervan zijn e-mailservices en platformen om samen te kunnen werken. Een migratie die hierbij vaak voorkomt is de overgang van een lokale Microsoft Exchange-server naar Microsoft 365. Bij Cloud360 zijn we gespecialiseerd in dergelijke migraties en vertellen we je graag meer over wat je hiervan kan verwachten.
Wat is Microsoft Exchange?
Laten we eerst even kort samenvatten wat deze diensten precies inhouden. Microsoft Exchange is een uitgebreid platform voor e-mail en samenwerken voor bedrijven. Het draait doorgaans op de interne servers van een bedrijf. Exchange zorgt ervoor dat medewerkers van een organisatie e-mails kunnen verzenden en ontvangen en heeft daarnaast functies zoals gedeelde agenda’s, contactbeheer en takenlijsten, waardoor interne processen vlotter verlopen. Het heeft daarnaast een aantal mogelijkheden voor beveiliging en beheer, zoals een spamfilter, encryptie en een integratie met andere Microsoft-producten.
Wat is Microsoft 365?
Microsoft 365 stond voorheen bekend als Office 365 en is een cloudplatform van Microsoft met verschillende tools en diensten om de productiviteit van organisaties te verhogen. Denk hierbij aan tools voor e-mail, samenwerking, beheer van documenten en communicatie. Het bevat daarnaast Microsoft Exchange Online als e-mailservice, waardoor je hiermee toegang hebt tot functionaliteiten van Microsoft Exchange via de cloud. Dankzij Microsoft 365 profiteer je van Microsoft-diensten die altijd en overal beschikbaar zijn, terwijl je tegelijkertijd verzekerd bent van geavanceerde beveiliging, continue updates en integratie met andere Microsoft-producten.
Waarom migreren van Exchange naar Microsoft 365?
Maak je als bedrijf nu gebruik van Microsoft Exchange en overweeg je over te stappen naar Microsoft 365? Dan is het dus sowieso al goed om te weten dat de diensten van Microsoft Exchange inbegrepen zijn in de Microsoft cloud. Het is echter wel belangrijk om te weten waarom deze migratie aangeraden is en wat de voordelen ervan zijn.
- Toegankelijkheid: Met Microsoft 365 hebben medewerkers altijd en overal toegang tot de diensten van Microsoft, zoals hun e-mail, documenten en tools als Microsoft Teams. Dit zorgt ervoor dat flexibel werken mogelijk wordt en medewerkers daarnaast productief kunnen blijven, ook als ze niet op kantoor zijn.
- Beveiliging: Microsoft 365 heeft een meer geavanceerde beveiliging. Zo is er beveiliging aanwezig tegen allerhande bedreigingen, bescherming van informatie en inachtneming van de privacywetgeving. Met Microsoft 365 ben je daarom als bedrijf beter beschermd tegen bijvoorbeeld malware, phishing en dataverlies.
- Schaalbaar: Microsoft 365 is een schaalbare dienst en groeit eenvoudig mee met de behoeften van ieder bedrijf, je betaalt in feite per gebruiker. Daarom is Microsoft 365 geschikt voor alle soorten bedrijven, of dat nu een kleine VOF is of een grote onderneming met duizenden werknemers.
- Updates: Omdat Microsoft 365 een cloudoplossing is ben je verzekerd van regelmatige updates en nieuwe functionaliteiten. Zo kun je altijd gebruik maken van de nieuwste technologieën en verbeteringen zonder dat je hier zelf veel werk of omkijken naar hebt.
- Kostenbesparing: Met de overstap naar Microsoft 365 kunnen kosten worden bespaard op het gebied van hardware, onderhoud en IT-ondersteuning, welke voor een lokale Exchange-server wel nodig zijn. Daarnaast is Microsoft 365 flexibel en betaal je per gebruiker, in plaats van per server. Zeker voor kleinere bedrijven is dit daarmee vrijwel altijd goedkoper.
Hoe werkt de migratie naar Microsoft 365?
Het migreren van Microsoft Exchange naar Microsoft 365 is een complex proces dat zorgvuldige planning vergt en uitgevoerd wordt door een ervaren professional. We leggen je graag in een aantal stappen uit hoe een dergelijke migratie door Cloud360 eruitziet:
- Voorbereiding: Het proces begint met een grondige voorbereiding en het maken van een planning. Alle gebruikers en resources die moeten worden gemigreerd worden geïdentificeerd en de huidige Exchange-infrastructuur wordt geëvalueerd. We inventariseren het aantal benodigde licenties en stellen een gedetailleerd migratieplan op.
- Migratie van gegevens: Zodra de planning voltooid is gaan we aan de slag met het exporteren van contactpersonen, agenda’s en andere relevante gegevens uit de lokale Exchange-server. Deze worden vervolgens geïmporteerd in Microsoft 365. Afhankelijk van de omvang van dit migratie kan dit proces enige tijd in beslag nemen en het moet tussentijd zorgvuldig gecontroleerd worden om ervoor te zorgen dat er geen gegevens verloren gaan. Sterker nog, we leggen een soort synchronisatiekoppeling, zodat gebruikers er echt niets van merken. Zo kunnen sommige gebruikers in de praktijk al in Microsoft 365 aan het werk zijn, terwijl anderen nog werken op de Microsoft Exchange omgeving zonder het door te hebben.
- Configuratie: Na het migreren van de gegevens moeten de nodige configuraties worden uitgevoerd. Zo moeten alle gebruikers correct worden toegevoegd en de juiste toegang krijgen tot de services. Tijdens deze stap worden gebruikersaccounts ingesteld, e-mailadressen geconfigureerd en licenties toegewezen.
- Testen: Voordat de diensten daadwerkelijk in gebruik worden genomen is het belangrijk dat de migratie grondig wordt getest, zodat alles daadwerkelijk werkt zoals verwacht. Zo weten we zeker dat er geen problemen opgetreden zijn tijdens het migratieproces.
- Training en ondersteuning: Tot slot is het natuurlijk belangrijk dat alle gebruikers weten hoe het systeem werkt en er ook effectief mee kunnen werken. Daarom zorgen we voor de juiste training en bieden we ook na de migratie ondersteuning zodat alle functies van Microsoft 365 optimaal worden benut. Je kunt hierbij onder meer handleidingen, trainingssessies en/of doorlopende technische ondersteuning verwachten.
Start de migratie
Heb je hulp nodig bij de migratie van Microsoft Exchange naar Microsoft 365? Cloud360 is hierin gespecialiseerd en helpt bedrijven hier met grote regelmaat bij. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.